НАГРАЖДЕНИЯ

- КОНСУЛЬТАЦИИ -

Інструкція з діловодства. Постанова КМУ № 1242-2011 (витяг)

Загальні положення



 КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А
від 30 листопада 2011 р. N 1242
Київ
 
Про затвердження Типової інструкції
з діловодства у центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим,
місцевих органах виконавчої влади
 
Кабінет Міністрів України  п о с т а н о в л я є:
 
1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства  у  центральних органах  виконавчої  влади,  Раді міністрів Автономної Республіки Крим,  місцевих органах виконавчої влади (далі -  Інструкція),  що додається.
2. Центральним   органам  виконавчої  влади,  Раді  міністрів Автономної  Республіки  Крим,  місцевим  органам  виконавчої влади розробити  відповідно  до  Інструкції  і  затвердити у тримісячний строк за погодженням із  державними  архівними  установами  власні інструкції  з  діловодства  та типові інструкції з діловодства для однорідних  за   характером   діяльності   підприємств,   установ, організацій, що належать до сфери їх управління.
3. Рекомендувати органам місцевого самоврядування розробити і затвердити  власні  інструкції з діловодства   відповідно   до Інструкції.
4. Визнати такими,  що втратили чинність,  постанови Кабінету Міністрів України згідно з переліком, що додається.
    
Прем'єр-міністр України                                                 М. АЗАРОВ
    Інд. 70
 
 
                                          ЗАТВЕРДЖЕНО
                             постановою Кабінету Міністрів України
                                від 30 листопада 2011 р. N 1242
 
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства  у центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим,
місцевих органах виконавчої влади
 
(ВИТЯГ)
 
 
 
II. Документування управлінської інформації
 
Загальні вимоги до створення документів
 
14. Класи  управлінської  документації  визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).
Одним із класів  управлінської  документації,  що  забезпечує організацію   процесів   управління,   є  організаційно-розпорядча документація.  Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок  їх  розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система   організаційно-розпорядчої   документації.   Вимоги    до оформлювання документів"  (далі - ДСТУ 4163-2003).
 
Бланки документів
 
19. Організаційно-розпорядчі   документи   оформлюються    на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення   бланків   використовуються  аркуші  паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів)  та  А5 (210 х 148  міліметрів). Дозволено використовувати         бланки         формату        А3 (297 х 420 міліметрів)  -  для  оформлення  документів  у  вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
     30 - ліве;
     10 - праве;
     20 - верхнє та нижнє.
 
 
Оформлення реквізитів документів
 
26. Під  час  підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ   оформляють    їх    з    урахуванням    вимог ДСТУ 4163-2003.
 
Зображення Державного Герба України
 
27. Зображення   Державного  Герба  України  розміщується  на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради  України від 19  лютого 1992 р.  N 2137-XII( 2137-12 ) "Про Державний герб
України",  Герба  Автономної  Республіки  Крим  -  відповідно   до нормативно-правових  актів  Верховної  Ради  Автономної Республіки Крим.
Зображення Державного   Герба   України,   Герба   Автономної Республіки  Крим  розміщується  на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках   із   поздовжнім  розташуванням  реквізитів  -  у  центрі верхнього поля.  Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.
 
 
Дата документа
 
33. Датою  документа  є  відповідно  дата  його   підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один  рядок  у  такій  послідовності:  число, місяць,  рік.  Дата  оформляється  цифровим  або словесно-цифровим способом.  У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються  двома  парами  цифр,  розділеними  крапкою;  рік - чотирма  цифрами,  крапка  наприкінці  не  ставиться.   Наприклад: 02.03.2011.
У текстах  нормативно-правових  актів  та посиланнях на них і документах,   що   містять   відомості   фінансового    характеру, застосовується   словесно-цифровий   спосіб   зазначення   дат   з проставлянням нуля в позначенні дня місяця,  якщо він містить одну цифру,  наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.
 
Гриф обмеження доступу
 
37. Гриф обмеження  доступу  до  документа  ("Для  службового користування",  "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється  згідно  з   відповідними   нормативними   актами   і розташовується  у  правій  частині  верхнього  поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".
 
Адресат
 
38. Документи   адресуються    установі,    її    структурним підрозділам  або  конкретній  посадовій особі.  У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам  без  зазначення посадової  особи  їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
 
                             Національне агентство з питань
                             державної служби
 
Якщо документ   надсилається  посадовій  особі,  найменування установи та її  структурного  підрозділу  наводяться  у  називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
 
                             Державна архівна служба
                             Фінансово-економічне управління
                             Начальнику управління
                             прізвище, ініціали (ініціал імені)
 
У разі коли документ  адресується  керівникові  установи  або його   заступникові,   найменування  установи  входить  до  складу найменування  посади  адресата,  яке   наводиться   у   давальному відмінку, наприклад:
 
                             Голові Державної митної служби
                             прізвище, ініціали (ініціал імені)
 
Якщо документ адресується кільком  однорідним  за  характером діяльності   установам,   зазначається   узагальнене  найменування адресатів, наприклад:
 
                             Центральним державним архівам
 
Документ не повинен мати  більше  чотирьох  адресатів.  Слово "копія"   перед   найменуванням   другого,   третього,  четвертого адресатів не ставиться.  У разі надсилання  документа  більше  ніж чотирьом  адресатам  складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит "Адресат" може  включати  адресу.  Порядок  і  форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України  від  5  березня  2009  р.  N 270( 270-2009-п ) (Офіційний вісник України,  2009 р.,  N 23, ст. 750). Повна адреса зазначається  у  разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
 
                             Міністерство юстиції
                             вул. Городецького, буд. 13,
                             м. Київ, 01001
 
У разі   надсилання   документа   фізичній   особі   спочатку зазначається  у  називному відмінку прізвище,  ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
 
                             Гончарук Олександр Сергійович
                             вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
                             м. Київ, 03178
 
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
 
Гриф затвердження документа
 
39. Документ  затверджується  посадовою  особою   (посадовими особами),  до  повноважень  якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення,  інструкції,  правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом  установи,  що  видала відповідний акт.
Затвердження певних    видів    документів   здійснюється   з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ  затверджується  конкретною  посадовою  особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ",  найменування посади,  підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
 
                        ЗАТВЕРДЖУЮ
                        Міністр культури
                        підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
                        Дата
 
У разі коли  документ  затверджується  постановою,  рішенням, наказом,  розпорядженням,  гриф  затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ,  у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
 
                        ЗАТВЕРДЖЕНО
                        Наказ Міністерства фінансів
                        12 березня 2009 N 298
 
Гриф затвердження  розміщується  у  правому  верхньому  кутку першого аркуша документа.
У разі  затвердження  документа  кількома  посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
 
Заголовок до тексту документа
 
41. Заголовок до тексту документа  повинен  містити  короткий виклад  змісту  документа  і  бути максимально стислим.  Заголовок формулюється працівником,  який створює документ. Заголовок, обсяг якого  перевищує 150 знаків (5 рядків),  дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання "про що?",  "кого?", "чого?". Наприклад  наказ  (про що?) про надання відпустки;  лист (про що?) про організацію наради;  протокол (чого?)  засідання  атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка  дозволяється  складати  короткі  документи  на бланках  формату  А5 (210 х 148  міліметрів),  зокрема  супровідні листи, телеграми, телефонограми.
 
 
Текст документа
 
43. Текст  документа містить інформацію,  для фіксування якої його було створено.  Інформація в  тексті  документа  викладається стисло,  грамотно,  зрозуміло  та об'єктивно.  Документ не повинен містити  повторів,  а  також  слів  і  зворотів,  які  не   несуть змістового  навантаження.  Під час складання документів вживається діловий стиль,  для якого характерний нейтральний тон  викладення, позбавлений  образності,  емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа  повинен  стосуватися   того   питання,   яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа  оформляється  у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв'язний  текст  документа  містить  граматично   і логічно  узгоджену  інформацію  про  управлінські дії.  Така форма викладення тексту документа  використовується  під  час  складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв'язний  текст,  як  правило,  складається  з двох частин.  У  першій  (вступній)  частині   зазначається   підстава, обґрунтування  або мета складення документа,  у другій (заключній) частині -  висновки,  пропозиції,  рішення,  прохання.  В  окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа,  підготовленого відповідно до  документів інших  установ  або  раніше  виданих  документів,  зазначаються їх реквізити   у   такій   послідовності:   назва   виду   документа, найменування  установи  -  автора документа,  дата,  реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом  документів  (положення, правила,  інструкції,  огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи,  пункти,  підпункти.  Пункти  у   тексті   нумеруються арабськими  цифрами з крапкою,  а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи  можуть  поділятися  на  глави,  а також нумеруватися римськими цифрами.
 
45. Таблична   форма   документа   використовується   у  разі викладення у  цифровому  або  словесному  вигляді  інформації  про кілька об'єктів за рядом ознак.  Заголовки граф таблиці пишуться з великої  літери,  підзаголовки  -  з  малої  літери,   якщо   вони становлять   одне   ціле   із  заголовком,  і  з  великої  -  якщо підзаголовок має самостійне значення.  Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків  таблиці  повинні  бути  викладені  іменником  у  називному відмінку  однини.  У  заголовках  і  підзаголовках  рядків  і граф таблиці  вживаються  лише  загальноприйняті  умовні  позначення  і скорочення.  Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф,   а   також  у  верхньому  правому  кутку  -  слова "Продовження додатка".
 
Відмітки про наявність додатків
 
46. Додатки  до  документів,  крім  додатків  до  супровідних листів,  складаються з метою доповнення,  пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
47. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що    затверджуються    розпорядчими     документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що   доповнюють  та/або  пояснюють  зміст  основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
48. На додатках,  що затверджуються розпорядчими  документами (положення,  інструкції,  правила,  порядки тощо),  проставляється гриф затвердження відповідно  до  пункту  39  цієї  Інструкції.  У відповідних   пунктах   розпорядчої   частини  документа  робиться посилання: "що додається" або "(додається)."
На додатках до  документів,  що  затверджуються  розпорядчими документами,  робиться  відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
 
                                    Додаток 5
                                    до Інструкції
                                    (пункт 8)
 
49. Додатки довідкового або аналітичного характеру  (графіки, схеми,  таблиці,  списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку  з  посиланням  на  цей  документ,  його  дату  і  номер, наприклад:
 
                                    Додаток
                                    до наказу Міністерства
                                    охорони здоров'я
                                    20.04.2009 N 295
 
У тексті основного документа робиться відмітка про  наявність додатків:  "що  додається",  "згідно  з додатком",  "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".
50. Додатки оформляються,  як правило, на стандартних аркушах паперу.  На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".
У разі  наявності  кількох  додатків  на   них   зазначаються порядкові номери,  наприклад:  Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться. 
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ,  та  керівником  структурного  підрозділу,  в якому його створено.
 
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті,  відмітка про наявність  додатків  оформляється  за такою формою: 
 
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
 
Якщо документ  має додатки,  повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості  аркушів  у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
 
Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за
              I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
              2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р.  на 3 арк.
              в 1 прим.
 
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
 
Додаток: лист  Укрдержархіву  20.09.2010 N 595/ 04-12 і додаток до
                нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
 
У разі  коли  документ  містить   більше   10   додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: 
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами,  відмітка про наявність документа оформляється за  такою формою:
 
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
 
 
 
Візи та гриф погодження
 
69. Зовнішнє   погодження  проектів  документів  оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження,  який включає в  себе слово "ПОГОДЖЕНО",  найменування посади особи та установи,  з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені),  прізвище  і  дату  або  назву  документа,  що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
 
     ПОГОДЖЕНО
 
     Міністр юстиції
 
     підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
 
     Дата
 
     ПОГОДЖЕНО
 
     Протокол засідання
     Центральної експертно-перевірної
     комісії Укрдержархіву
 
     Дата               N
 
70. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
71. У  разі  коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ,  складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
     Аркуш погодження додається.
 
     Аркуш погодження оформляється за такою формою:
 
                                   АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
                                   Назва проекту документа
 
Найменування посади    підпис   ініціали (ініціал імені), прізвище
 
Дата
     Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
 
72. Зовнішнє   погодження   у   разі   потреби,    визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
з установами вищого рівня.
 
Відбиток печатки
 
73. На документах,  що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з  матеріальними  цінностями,  підпис  посадової  (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.
Перелік інших   документів,   підписи   на   яких   необхідно скріплювати гербовою печаткою,  визначається установою на підставі нормативно-правових  актів  та  примірного  переліку   документів, підписи  на  яких  скріплюються  гербовою печаткою (додаток 7),  в інструкції установи.
74. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або  її структурного підрозділу (без зображення герба),  ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки  ставиться  таким  чином,  щоб він охоплював останні кілька літер  найменування  посади  особи,  яка  підписала документ,  але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
75. Наказом (розпорядженням) керівника установи  визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа,  відповідальна за її  зберігання,  а  також  перелік  осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
 
Відмітка про засвідчення копій документів
 
76. Установа може засвідчувати копії лише тих документів,  що створюються в ній,  а також  у  випадках,  передбачених  в  абзаці другому  цього пункту.  Копія документа виготовляється і видається
тільки  з  дозволу  керівника  установи,  його   заступників   або керівника структурного підрозділу.
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
77. Напис  про  засвідчення  документа  складається  із  слів "Згідно з оригіналом",  найменування  посади,  особистого  підпису особи,  яка  засвідчує  копію,  її  ініціалів  (ініціалу імені) та прізвища,  дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:
 
     Згідно з оригіналом
 
     Провідний спеціаліст
     відділу організації діловодства підпис ініціали (ініціал
     імені), прізвище
 
     Дата
 
Напис про   засвідчення   копії   скріплюється   печаткою  із зазначенням  на  ній  найменування   відповідної   установи   (без зображення  герба)  або  печаткою  структурного підрозділу (ЗАГАЛЬНОГО ВІДДІЛУ, служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
 
78. На копіях вихідних документів,  що залишаються у  справах установи   (відпусках),   текст   бланків   не   відтворюється,  а зазначається лише дата підписання документа та його  реєстраційний індекс,  посада особи,  яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата  засвідчення  та   відбиток   печатки служби   діловодства, наприклад:
     Дата, індекс
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
 
Директор                                ініціали (ініціал імені),
                                        прізвище
 
Згідно з оригіналом
 
Провідний спеціаліст відділу   підпис   ініціали (ініціал імені),
організації діловодства                 прізвище
 
відбиток печатки служби
діловодства
 
Дата
На копіях  вихідних  документів,  що  залишаються  у  справах установи  (відпусках),  повинні бути візи посадових осіб,  з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
 
Відмітки про створення, виконання
документа, наявність його в електронній
формі та надходження до установи
 
79. Прізвище працівника,  який створив документ, і номер його службового  телефону  зазначаються  на  лицьовому  боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
     Петренко 256 23 29
 
     або
 
     Петренко Олена Іванівна 256 23 29
У разі потреби  зазначаються  шифр  друкарки  (складається  з перших   літер   імені   та   прізвища),  кількість  віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:
     Іваненко 452 85 98
 
         ДН 3 16.03.2011
 
 
80. Після  завершення  роботи  з  документом   проставляється відмітка  про  його  виконання.  Відмітка  про виконання документа свідчить про те,  що роботу над документом завершено і його  можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи,  посилання на дату і реєстраційний індекс документа,  який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує  письмової  відповіді,  зазначаються  короткі відомості   про  виконання.  Підпис  і  дату  відмітки  проставляє працівник,  який  створив  документ,  або  керівник   структурного підрозділу.  Зазначений  реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
 
До справи N 03-10                  До справи N 05-19
 
Лист-відповідь від 20.05.2011      Питання вирішено позитивно під
N 03-10/01/802                     час телефонної розмови
                                   04.03.2011
 
посада, підпис, ініціали           посада, підпис, ініціали
(ініціал імені), прізвище          (ініціал імені), прізвище
21.05.2011                         05.03.2011
81. Відмітка про  наявність  копії  документа  в  електронній формі  містить  повне  ім'я  файлу  і  його місце зберігання,  код оператора та інші пошукові дані.  Відмітка ставиться на  лицьовому боці  у центрі нижнього поля першого аркуша документа,  наприклад:
c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc
 
 
 
Складення деяких видів документів
 
Накази (розпорядження)
 
84. Накази    (розпорядження)    видаються     як     рішення організаційно-розпорядчого  чи нормативно-правового характеру.  За змістом управлінської  дії  накази  видаються  з  основних  питань діяльності  установи,  адміністративно-господарських  або кадрових питань.
85. Проекти наказів  (розпоряджень)  з  основної  діяльності, адміністративно-господарських   питань   готуються   і   подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи  чи  за власною ініціативою.
Проекти наказів  (розпоряджень)  з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу,  звільнення,  надання відпустки, відрядження  тощо)  готує  кадрова  служба  на підставі доповідних записок  керівників  структурних  підрозділів,  заяв  працівників, трудових договорів та інших документів.
86. Проекти  наказів  (розпоряджень)  з  основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до  них  візуються працівником,   який   створив  документ,  керівником  структурного підрозділу,  в  якому  його  створено,  посадовими  особами,   які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому,  керівником служби діловодства,  керівником  або  посадовою особою  структурного  підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
87. Проекти  наказів   (розпоряджень)   з   кадрових   питань (особового  складу)  візуються  працівником кадрової служби,  який створив документ,  та його керівником,  а також залежно від  видів
наказів  -  посадовими  особами  структурного  підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції,  бухгалтерської служби,  іншими посадовими особами, яких стосується документ.
88. Структурним   підрозділом   з   юридичного   забезпечення обов'язково візуються за наявності  усіх  необхідних  віз  проекти наказів нормативно-правового характеру,  а також накази з кадрових питань  (особового  складу)  та   з   інших   питань,   визначених інструкцією установи.
Проекти наказів  (розпоряджень),  що надаються для підписання керівникові установи,  візуються його  заступником  відповідно  до розподілу функціональних обов'язків.
У разі  необхідності  проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження)  здійснюється  зовнішнє  погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в  процесі  погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
89. Накази (розпорядження) підписуються керівником  установи, а  у  разі  його відсутності - посадовою особою,  яка виконує його обов'язки.
Заступник Міністра  -  керівник  апарату  підписує  накази  з питань, що належать до його компетенції.
Після підписання   наказу   (розпорядження)  зміни  до  нього вносяться лише шляхом видання нового  наказу  (розпорядження)  про внесення змін.
90. Наказ   (розпорядження)  оформляється  на  бланку  наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного  іменника  ("Про  затвердження...",  "Про введення...", "Про     створення...",)    або    іменника    ("Про підсумки...", "Про заходи...").
91. Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи  та  з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються  підстава,  обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На  виконання",  "З  метою"  тощо.  Якщо  документ  видається  на підставі  іншого  розпорядчого  документа,  у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа,  його автор,  дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина  наказу  починається  із  слова "НАКАЗУЮ", розпорядження  може  починатися   із   слова   "ЗОБОВ'ЯЗУЮ",   яке друкується  з  нового  рядка  великими  літерами  без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на  пункти  і  підпункти,  які нумеруються  арабськими  цифрами.  У  кожному  пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні  посадові (службові)  особи),  конкретні  завдання  (доручення)  і строки їх виконання.  Виконавці  можуть  бути  названі  також   узагальнено, наприклад:    "головам    районних    державних    адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".
При цьому,   як   правило,   не   застосовується    написання неконкретних    доручень,   які   містять   слова:   "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.
92. Якщо  наказом  (розпорядженням)  відміняється  попередній розпорядчий  документ,  у  розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен  починатися  із  слів:  "Визнати  таким,  що  втратив чинність,...".
Зміни, що  вносяться  до  наказу (розпорядження) оформляються окремим  наказом  (розпорядженням),  який   повинен   мати   такий заголовок: "Про  внесення  змін  до  наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати,  номера,  назви виду розпорядчого документа,  до якого  вносяться зміни.  Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:
     "1. Внести зміни до наказу (розпорядження)".
     Далі окремими підпунктами формулюються зміни до  розпорядчого документа, наприклад:
     "1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";
     "2) пункт 3 виключити";
     "3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах),  в першому  пункті  розпорядчої  частини  наказу (розпорядження) зазначається:
     "1) Внести зміни до... (додаються)".
93. Останній  пункт  розпорядчої  частини у разі потреби може містити  рішення  про  покладення  на  структурний  підрозділ  або посадову   особу   функцій   з   контролю   за  виконанням  наказу (розпорядження).
94. До наказів (розпоряджень) не може включатися пункт "Наказ (розпорядження) довести  до  відома...".  Установи,  їх структурні підрозділи,  посадові (службові) особи,  до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує  разом  з  проектом  розпорядчого  документа  і передає до служби діловодства після підписання такого документа.
95. Накази   (розпорядження)  з  кадрових  питань  (особового складу)  оформляються  у  вигляді  індивідуальних  і  зведених.  В індивідуальних  наказах  (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника  (співробітника),  у  зведених  -  про  кількох, незалежно від того,  які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу,  призначення на посаду,  переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
96. Зміст  індивідуального  наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається  в  заголовку,  який починається   з  прийменника   "Про" і  складається  за  допомогою віддієслівного іменника,  наприклад:  "Про призначення...  ", "Про прийняття...". У    зведених    наказах    (розпорядженнях)   може застосовуватись узагальнений заголовок,  наприклад:  "Про  кадрові питання", "Про особовий склад".
97. У   тексті   наказів  (розпоряджень)  з  кадрових  питань (особового   складу),   як   правило,   констатуюча   частина   не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом  вищого  рівня  або  за  іншою процедурою.  У  такому  разі  в  констатуючій  частині  наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у  такій послідовності:   вид   акта,   його   автор,  дата,  номер,  повне найменування.
98. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило,  з дієслова у формі інфінітиву:  "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника,  на якого поширюється дія  наказу  (розпорядження),  і  малими  -  ім'я,  по батькові   працівника   та   текст   наказу.  У  зведених  наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у  межах  пунктів  розміщуються  за алфавітом.
99. У  наказі  (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу   працівника  на  роботу  (припинення  трудових  відносин), розміри його посадового окладу  відповідно  до  штатного  розпису, надбавок та доплат.
100. У  зведених  наказах  (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається  інформація, що   розміщується  у  такій  послідовності:  прийняття  на  роботу (службу),  переведення,  звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
101. У  кожному  пункті  наказу  (розпорядження)  з  кадрових питань  зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
102. Під  час   ознайомлення   з   наказом   (розпорядженням) згаданими  у  ньому  особами  на  першому  примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням  дати ознайомлення.
103. Спільний  наказ  (розпорядження)  установ  одного  рівня оформляється на    чистих    аркушах     паперу     формату     А4 (210 х 297 міліметрів).  Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється.  Найменування установ розміщуються на  одному  рівні,  а  назва  виду  документа  - посередині.  Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною,  відповідати даті  останнього  підпису,  а  реєстраційний  індекс  документа  - складатися з  реєстраційних  індексів,  які  проставляються  через правобічну   похилу   риску   в  послідовності  підписання  наказу керівниками  установ.  Розпорядча  частина  починається  із  слова "НАКАЗУЄМО"    ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО").    Підписи   керівників   установ розташовуються  нижче  тексту  на  одному  рівні  і   скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
104. Порядок    підготовки    наказів    нормативно-правового характеру,  які  підлягають державній реєстрації в Мін'юсті,  його територіальних органах, визначається законодавством.
105. Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх  видання у  межах  календарного  року;  накази  (розпорядження)  з основної діяльності,  адміністративно-господарських питань  та  з  кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
106. Копії   наказів   (розпоряджень)  засвідчуються  службою діловодства чи кадровою  службою  і  надсилаються  заінтересованим установам,   посадовим   особам,   працівникам.   Список  розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
 
Протоколи
 
107. У  протоколах  фіксується  інформація  про  хід  ведення засідань,   прийняття  в  установах  рішень  комісіями,  дорадчими органами,  зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених  безпосередньо під час засідань,  поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
108. Протоколи можуть складатися в повній або стислій  формі. У протоколах,  складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
109. Протокол оформляється на бланку протоколу (за  наявності такого бланку) або на загальному бланку установи,  а у разі,  коли бланки не передбачені,  - на  чистому  аркуші  паперу  формату  А4 (210 х 297  міліметрів)  як  з   кутовим   (переважно),  так  і  з поздовжнім розташуванням реквізитів.
110. Датою  протоколу  є  дата  проведення  засідання.   Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
111. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру   засідання.   Нумерація   протоколів   ведеться   в  межах календарного року окремо за  кожною  групою  протоколів  засідання відповідного колегіального органу:  колегії,  технічних, наукових, експертних  комісій,  рад  тощо.  У  реквізиті  "місце  засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
112. Заголовок  до  тексту  протоколу повинен відображати вид засідання  (нарада,  збори,  конференція  тощо)  або  колегіальної діяльності (комісія,  рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
113. Текст  протоколу складається  з  вступної  та   основної частин.
114. У  вступній  частині  протоколу зазначаються прізвища та ініціали  (ініціал  імені)  голови  або  головуючого,   секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку   присутніх   зазначаються   в  алфавітному  порядку спочатку  прізвища  та   ініціали   присутніх   постійних   членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань  установ.  Якщо кількість  присутніх  перевищує 15 осіб,  зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний - перелік  розглянутих на  засіданні  питань,  що  розміщені  у  порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.  Порядок денний  дається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться  двокрапка.  Кожне  питання  нумерується  арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
115. Основна частина протоколу складається  з  розділів,  які повинні  відповідати пунктам порядку денного.  Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
116. Після   слова   "СЛУХАЛИ"   зазначається  текст  виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та  виступів,  оформлені  як  окремі документи,  до  тексту протоколу не включаються.  Після відомостей про доповідача ставиться  тире  і  зазначається:  "Текст  доповіді (виступу) додається до протоколу".
117. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли  участь  в  обговоренні  доповіді.  Виступи  оформляються  у протоколі  із  зазначенням  посад,  прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у  називному  відмінку,  а  також  з  викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
118. Після  слова  "ВИРІШИЛИ"   ("УХВАЛИЛИ",   "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується  прийняте  рішення  з  обговорюваного  питання  порядку денного.  Рішення повинне бути конкретним і включати складові,  що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що  містять  кілька  питань,  поділяють  на пункти і підпункти,   які   нумеруються   арабськими   цифрами.   Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
119. У   разі  коли  на  засіданні  приймається  рішення  про затвердження  документа,  який  обговорювався  на  засіданні,  цей документ  додається  до  протоколу і в ньому робиться посилання на номер  і  дату  протоколу.  За  наявності  інших  документів,   що розглядалися   на   засіданні   та   факт  обговорення  яких  було зафіксовано  у  тексті  протоколу,  вони  нумеруються   арабськими цифрами  (Додаток 1,  Додаток 2).  У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці  тексту протоколу не зазначається.
120. Протокол    підписується    головуючим    на   засіданні колегіального органу та секретарем.
121. Деякі   протоколи   засідань    (технічних    комітетів, методичних,  експертних,  наукових  рад і комісій тощо) підлягають затвердженню.  У  такому   разі   протокол   повинен   мати   гриф затвердження.
122. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі  потреби  заінтересованим установам,  посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
 
Службові листи
 
123. Службові листи складаються з  метою  обміну  інформацією між установами як:
відповіді про  виконання завдань,  визначених в актах органів державної  влади,  органів  влади  Автономної   Республіки   Крим, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на   запити,   звернення,  а  також  кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
124. Службовий лист оформляється на спеціальному  для  листів бланку  формату  A4  (210 х 297 міліметрів).  Якщо  текст листа не перевищує семи   рядків,   використовують   бланк    формату    А5 (210 х 148 міліметрів).
125. Лист  має  такі реквізити:  дата,  реєстраційний індекс, посилання на  реєстраційний  індекс  і  дату  документа,  на  який дається відповідь,  адресат,  заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у  разі  потреби),  підпис,  відмітка  про виконавця.
Датою листа є дата його підписання,  яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений набланку формату А4 (210 х 297  міліметрів), повинен  мати  заголовок до тексту,  що відповідає на питання "про що?".
126. Основним реквізитом службового листа  є  текст,  що,  як правило,  складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання  на  документи,  що  були  підставою для його складення. Друга частина  включає  висновки,  пропозиції,  прохання,  рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
127. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа   викладається   від   першої   особи  множини  з використанням слів:  "просимо повідомити..." "роз'яснюємо,  що..." або від   третьої   особи  однини  -  "міністерство  інформує...", "управління вважає за доцільне".
Якщо лист  складено  на   бланку   посадової   особи,   текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".
Службові листи  підписуються  відповідно  до  пункту  52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
128. Службовий лист візує працівник,  який створив  документ, керівник структурного підрозділу установи,  в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі  порушуються  важливі  та  принципові питання)   -  керівники  заінтересованих  структурних  підрозділів установи,  а також  заступник  керівника  установи  відповідно  до функціональних  обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).
 
 
 
                                                       Додаток 1
                                                     до Інструкції
                                                       (пункт 18)
 
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів
 
 
     1. Для    друкування     текстів     службових     документів
використовується  гарнітура Times New Roman,  шрифт розміром 12-14
друкарських пунктів.  Дозволяється використовувати шрифт  розміром
8-12   друкарських  пунктів  для  друкування  реквізиту  "Прізвище
виконавця і номер його телефону",  виносок,  пояснювальних написів
до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
 
     Під час  друкування  заголовків  дозволяється використовувати
напівжирний шрифт (прямий або курсив).
 
     2. Текст     документів     на     папері     формату      А4
(210 х 297   міліметрів)  рекомендовано   друкувати   через  1-1,5
міжрядкового  інтервалу,  а  формату А5 (148 х 210  міліметрів)  -
через 1 міжрядковий інтервал.
 
     Текст документа,  що  подається  для  державної реєстрації до
Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з
використанням  гарнітури  Times  New  Roman  та шрифту розміром 14
друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
 
     Реквізити документа (крім тексту),  які складаються з кількох
рядків,  друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини
реквізитів  "Адресат",  "Гриф  затвердження",  "Гриф   погодження"
відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
 
     Реквізити документа  відокремлюються  один  від  одного через
1,5-3 міжрядкових інтервали.
 
     3. Назва виду документа друкується великими літерами.
 
     4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис"  друкується  на
рівні останнього рядка назви посади.
 
     5. Максимальна  довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім
реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
 
     Якщо заголовок до тексту перевищує  150  знаків  (5  рядків),
його  дозволяється  продовжувати  до  межі правого поля.  Крапка в
кінці заголовка не ставиться.
 
     6. Під час оформлення  документів  слід  дотримуватися  таких
відступів від межі лівого поля:
12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
 

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

 


 104 міліметри  -  для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф

обмеження доступу до документа";
 

125 міліметрів  -  для  розшифрування  підпису  в   реквізиті

"Підпис".
 
     7. Не  робиться  відступ  від межі лівого поля для реквізитів
"Дата документа",  "Заголовок до тексту документа",  "Текст"  (без
абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і
номер  його  телефону",  "Відмітка  про  виконання   документа   і
надсилання  його  до  справи",  найменування  посади  у реквізитах
"Підпис" та "Гриф погодження",  засвідчувального напису "Згідно  з
оригіналом",  а  також  слів "СЛУХАЛИ",  "ВИСТУПИЛИ",  "ВИРІШИЛИ",
"УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".
 
     8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони
розміщуються на одному рівні вертикальними рядками.  Перший гриф -
від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого
поля.
 
     9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або
на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і
"Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через
1 міжрядковий інтервал.
 
     10. Під час оформлення документів на двох і більше  сторінках
друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
 
     Номери сторінок  ставляться  посередині верхнього поля аркуша
арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка"  та  розділових
знаків. Перша сторінка не нумерується.
 
     11. Тексти  документів  постійного  зберігання  друкуються на
одному боці аркуша.  Документи із строком зберігання  до  5  років
можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
 
 
 
                        ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
                  документів, що затверджуються
                з проставлянням  грифа затвердження
 
 
     1. Акти   (готовності   об'єкта  до  експлуатації;  списання;
інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі
справ; ліквідації установ тощо).
 
     2. Завдання  (на  проектування  об'єктів,  технічних  споруд,
капітальне   будівництво;   на    проведення    науково-дослідних,
проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
 
     3. Звіти     (про     основну     діяльність;    відрядження;
науково-дослідні роботи тощо).
 
     4. Кошториси  витрат  (на   утримання   апарату   управління,
будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва
нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
 
     5. Номенклатури справ.
 
     6. Нормативи      (витрачання      сировини,      матеріалів,
електроенергії;     технологічного    проектування;    чисельності
працівників тощо).
 
     7. Описи справ.
 
     8. Переліки (посад працівників з ненормованим  робочим  днем;
типових,  відомчих  (галузевих)  документів із строками зберігання
тощо).
 
     9. Плани          (виробничі;           будівельно-монтажних,
проектно-розвідувальних,   науково-дослідних  робіт;  впровадження
нової  техніки;   кооперованих   поставок   продукції;   розподілу
продукції   за  встановленою  номенклатурою;  отримання  прибутків
житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи
колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
 
     10. Посадові інструкції.
 
     11. Програми   (фінансово-економічні;   проведення   робіт  і
заходів; відряджень тощо).
 
     12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
 
     13. Розцінки на виконання робіт.
 
     14. Статути (положення) установ.
 
     15. Структура установи.
 
     16. Форми уніфікованих документів.
 
     17. Штатні розписи.
 
 
                                                       Додаток 7
                                                     до Інструкції
                                                       (пункт 73
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи

 

на яких скріплюються   гербовою печаткою

 
 
     1. Акти (виконання робіт,  списання,  експертизи,  фінансових
перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
 
     2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
 
     3. Висновки  і відгуки установ на дисертації та автореферати,
що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
 
     4. Довідки (лімітні;  про виплату страхових сум; використання
бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
 
     5. Договори      (про      матеріальну      відповідальність,
науково-технічне співробітництво,  підряди,  оренду приміщень; про
виконання робіт тощо).
 
     6. Документи  (довідки,  посвідчення  тощо),  що  засвідчують
права громадян і юридичних осіб.
 
     7. Доручення  на  одержання  товарно-матеріальних  цінностей,
бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
 
     8. Завдання  (на  проектування  об'єктів,  технічних  споруд,
капітальне будівництво; технічні тощо).
 
     9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
 
     10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
 
     11. Зразки відбитків  печаток  і  підписів  працівників,  які
мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
 
     12. Кошторис  витрат  (на  утримання  апарату управління;  на
підготовку та освоєння виробництва нових виробів;  на  калькуляцію
за договором; на капітальне будівництво тощо).
 
     13. Листи  гарантійні  (на  виконання  робіт,  надання послуг
тощо).
 
     14. Номенклатури справ.
 
     15. Описи справ.
 
     16. Подання  і  клопотання  (про  нагородження   орденами   і
медалями; про преміювання).
 
     17. Протоколи (погодження планів поставок).
 
     18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
 
     19. Специфікації (виробів, продукції тощо).
 
     20. Спільні  документи,  підготовлені від імені двох і більше
установ.
 
     21. Статути установ.
 
     22. Титульні списки.
 
     23. Трудові книжки.
 
     24. Штатні розписи.
 
 
 
                                                       Додаток 10
                                                     до Інструкції
                                                      (пункт 160)
 
                        ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
                   документів, що не підлягають
                 реєстрації службою діловодства*
 
 
     1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
 
     2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
 
     3. Навчальні плани, програми (копії).
 
     4. Рекламні   повідомлення,    плакати,    програми    нарад,
конференцій тощо.
 
     5. Прейскуранти (копії).
 
     6. Норми витрати матеріалів.
 
     7. Вітальні листи і запрошення.
 
     8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
 
     9. Наукові звіти за темами.
 
     10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
 
     11. Форми статистичної звітності.
 
     12. Договори.
 
_______________
     * Документи,  зазначені у  пунктах  1,  3,  8-12,  підлягають
спеціальному  обліку у відповідних структурних підрозділах установ
(бухгалтерській  службі,  кадровій  службі,   бібліотеці,   службі
науково-технічної інформації).
 
 
                                                       Додаток 15
                                                     до Інструкції
                                                      (пункт 191)
 
                              СТРОКИ
                  виконання  основних  документів
 
 
     1. Укази,  розпорядження і доручення Президента України  -  у
разі,  коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання
завдання не  визначено,  його  виконання   здійснюється   протягом
30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
 
     2. Запит  народного  депутата  України  -  не  пізніше  ніж у
п'ятнадцятиденний  строк  з  дня  його  надходження  або  в  інший
установлений   Верховною   Радою  України  строк.  Запит  депутата
Верховної Ради Автономної Республіки Крим  -  у  п'ятнадцятиденний
строк,  депутата  місцевої  ради - в установлений зазначеною Радою
строк.
 
     Якщо запит народного  депутата  України  (депутата  Верховної
Ради   Автономної  Республіки  Крим,  депутата  місцевої  ради)  з
об'єктивних причин не може бути розглянуто в  установлений  строк,
надсилається  відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам
внесення запиту.
 
     3. Звернення народного депутата України  (депутата  Верховної
Ради   Автономної  Республіки  Крим,  депутата  місцевої  ради)  -
протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
 
     У разі неможливості  розгляду  звернення  народного  депутата
України  (депутата  Верховної  Ради  Автономної  Республіки  Крим,
депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про
це  офіційним  листом  із  зазначенням  причин  продовження строку
розгляду.  Строк розгляду депутатського  звернення  з  урахуванням
строку  продовження  не  може  перевищувати 30 днів з моменту його
надходження.
 
     4. Рішення  Кабінету  Міністрів  України  щодо  доопрацювання
проектів  нормативно-правових  актів  -  до 10 днів після розгляду
проекту акта на засіданні  Кабінету  Міністрів  України  (якщо  не
встановлено інший строк).
 
     5. Постанови  та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів
з дня  реєстрації  документа  в  установі  (якщо  інший  строк  не
встановлено у документі).
 
     6. Погодження   проектів  актів  Кабінету  Міністрів  України
установами,  яким ці проекти надіслано для розгляду,  -  у  строк,
установлений їх головними розробниками.
 
     7. Протест  прокурора  на  акт,  що  суперечить  закону,  - у
десятиденний строк після його надходження.  Про наслідки  розгляду
протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
 
     Письмовий припис  прокурора  про  усунення  порушень закону -
негайно, про що повідомляється прокурору.
 
     Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин
цих  порушень  і  умов,  що  їм  сприяють,  підлягає невідкладному
розгляду.  Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити  відповідних
заходів  до  усунення  порушень  закону,  причин  та  умов,  що їх
спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
 
     Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження
або   провадження   про   адміністративне   правопорушення   -   у
десятиденний строк після її надходження,  якщо інше не встановлено
законом.
 
     8. Запит  на  публічну  інформацію  від  фізичної,  юридичної
особи,  об'єднання громадян  без  статусу  юридичної  особи,  крім
суб'єктів  владних  повноважень  (далі  - запитувачі),  та надання
відповіді на запит на інформацію - не більше  п'яти  робочих  днів
від дня надходження запиту.
 
     У разі   коли  запит  на  інформацію  стосується  інформації,
необхідної для захисту життя чи свободи особи,  про стан довкілля,
якість харчових продуктів і предметів побуту,  аварії, катастрофи,
небезпечні природні явища та інші надзвичайні  події,  що  сталися
або  можуть  статись  і  загрожують  безпеці  громадян,  відповідь
повинна бути надана  не  пізніше  ніж  протягом  48  годин  з  дня
надходження запиту.
 
     У разі  коли  запит стосується великого обсягу інформації або
потребує  пошуку  інформації  серед   значної   кількості   даних,
розпорядник інформації  може  продовжити  строк розгляду запиту до
20 робочих  днів  з   обґрунтуванням   такого   продовження.   Про
продовження  строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в
письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів  з  дня
надходження запиту.
 
     Відстрочення в  задоволенні запиту на інформацію допускається
в разі,  коли  запитувана  інформація  не  може  бути  надана  для
ознайомлення   в  передбачені  строки  у  разі  настання  обставин
непереборної сили.  Рішення про відстрочення доводиться до  відома
запитувача  у  письмовій  формі  з роз'ясненням порядку оскарження
прийнятого рішення.
 
     9. Звернення громадян - не більше одного місяця  від  дня  їх
надходження,  а  ті,  які  не  потребують додаткового вивчення,  -
невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
 
     Якщо у місячний строк вирішити порушені у  зверненні  питання
неможливо,  керівник  установи  або  його  заступник  встановлюють
необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка
подала  звернення.  При  цьому  загальний  строк вирішення питань,
порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
 
     10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня -  до
зазначеного в них строку.
 
     11. Телеграми,  в  яких  порушуються  питання,  що потребують
термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
 
 
 
 


Обновлен 29 мар 2012. Создан 28 мар 2012



  Комментарии       
Имя или Email


При указании email на него будут отправляться ответы
Как имя будет использована первая часть email до @
Сам email нигде не отображается!
Зарегистрируйтесь, чтобы писать под своим ником
Мы полсвета прошагали, если надо - повторим!
Девушки-воины Украины


11111111


Три колонки
Девушки-воины России

Девушки-воины Украины

Девушки Военно-Морского Флота

Девушки-барабанщицы


Девушки-воины НОАК  (КНР)

Девушки-воины BBC НОАК (КНР)

Девушки-бойцы КНА  (КНДР)
Фотогалерея сайта

Видеоматериалы сайта


Военно-исторические документы

Штаты мотострелковых полков

Штаты артиллерии СВ и ВДВ

О службе солдат с в/образованием

ВС СССР на Украине в 1991 г.
 Персональный сайт  Гонтаря Ю.В.,   © 2010-2013
 Тел.: +38 (097) 532-79-44.  E-mail: yv-gontar.io.ua

 WWW.YV-GONTAR.IO.UA





Наша теъхника


РТВ ПВО ГСВГ Сайт-форум СГВ (админ - Эдуард Рачеев)
аПНМЕ-яЮИР Армия Беларуси

1
1

1 1 1

1 11 1 1

Цвет ссылок

11111